Vinkkejä yhdistyksen etäkokouksiin

Vinkkejä yhdistyksen etäkokouksiin

Syyskokous tulossa etänä? Huolellinen suunnittelu ja etukäteisvalmistelu takaavat onnistuneen lopputuloksen! Poikkeuslainsäädäntö (* mahdollistaa etäkokoukset, vaikka yhdistyksen omissa säännöissä niistä ei olisikaan mainintaa.

Kokosimme vinkkejä yhdistyksen etäkokouksen hyvään valmisteluun ja toteutukseen.

Etäkokokouksen valmistelut

  • Yhdistyksen kokoukselle on oltava aina fyysinen paikka ja se on ilmoitettava kutsussa (YhdL 24 §). Mieti ennakkoon, kuinka toteutat kokouksen, jos osa osallistujista on paikan päällä, osa etänä.
  • Varaudu äänestyksiin. Tutustu etäkokousalustoihin ja äänestystyökaluihin, ja valikoi parhaiten sopivat. Testaa työkaluja etukäteen.
  • Laitteistovaatimukset on hyvä kertoa osallistujille etukäteen.
  • Mikäli mahdollista, toimita kokouksen asiakirjat etukäteen osallistujille, huomioiden tietoturvallisuus ja luottamuksellisuus.
  • Varaudu teknisiin haasteisiin ja mieti varavaihtoehdot valmiiksi.

Ennakkoilmoittautuminen

  • Hyödynnä poikkeuslainsäädännön mahdollistamaa ennakkoilmoittautumista (*. Tämä helpottaa kokonaisuudenhallintaa. mutta edellyttää hallituksen päätöksen sekä pidennetyn kutsuajan.
  • Muista pyytää ilmoittautumisen yhteydessä mahdollista äänestystä varten tarvittavat tiedot, sekä kysyä osallistuuko ilmoittautuja kokoukseen etänä vai paikan päällä. Näin on helppo myös valmistella äänestystä etukäteen ja huolehtia kaikille ajoissa tarpeelliset ohjeet.
  • Kokouskutsua lähetettäessä huomioi, että poikkeuslain mukaisessa ennakkoilmoittautumisessa kutsuaika lasketaan viimeisestä ilmoittautumispäivästä. Ilmoittautumisaikaa pitää olla vähintään 7 päivää, enintään 14 päivää. Ennakkoilmoittautuminen voi päättyä aikaisintaan 7 päivää ennen kokousta.

Etäkokouksen aikana

  • Läsnäolijoiden henkilöllisyyden ja äänioikeuden voi varmistaa esim. pyytämällä jokaista osallistujaa esittäytymään kamera päällä.
  • Äänioikeudesta voit huolehtia helposti esim. toimittamalla äänestyslinkin vain äänioikeutettujen jäsenten ennakkoon ilmoittamiin sähköpostiosoitteisiin tai puhelinnumeroihin.
  • Muista sulkea äänestykset heti äänestyksen päätyttyä, jotta ääniä ei enää voi vahingossakaan antaa jälkikäteen.
  • Hyviä esimerkkejä ja työkaluja etä-äänestyksen toteuttamiseen löytyy esimerkiksi Osanan sivuilta: https://osana.fi/aanestaminen-etakokouksessa/.

 

Kaipaatko neuvoja ja apua yhdistyksesi etäkokouksen järjestämiseen? Ota yhteyttä KYT-järjestöpalveluiden asiantuntijoihin. Ohjauksemme ja neuvontamme on maksutonta. Olemme sinunkin yhdistystäsi varten!

 

(* 375/2021 Laki väliaikaisesta poikkeamisesta osakeyhtiölaista, osuuskuntalaista, yhdistyslaista ja eräistä muista yhteisölaeista covid-19-epidemian leviämisen rajoittamiseksii. Voimassa kesäkuun 2022 loppuun saakka voimassa.)

Asiasanat

etänä, etäyhteys, kokous, kokouskutsu, vuosikokous, verkossa,