Yhdistys, muista nämä etäkokoukseen valmistautuessa

Yhdistys, muista nämä etäkokoukseen valmistautuessa

Kevätkokous tulossa etänä? Yhdistyksen etäkokousten järjestämisessä huolellinen, ajoissa aloitettu suunnittelu ja etukäteisvalmistelu takaavat onnistuneen lopputuloksen. Kesäkuulle 2021 saakka voimassa oleva poikkeuslainsäädäntö (* mahdollistaa etäkokoukset, vaikka yhdistyksen omissa säännöissä niistä ei olisikaan mainintaa.

Kokosimme KYT-järjestöpalveluissa keskeiset huomiot yhdistyksen etäkokouksen hyvään valmisteluun ja toteutukseen.

Etäkokouksen valmistelut:

  • Yhdistyksen kokoukselle on oltava aina fyysinen paikka ja se on ilmoitettava kutsussa (YhdL 24 §). Mieti ennakkoon, kuinka toteutat kokouksen, jos osa osallistujista on paikan päällä, osa etänä.
  • Tutustu etäkokousalustoihin ja äänestystyökaluihin, ja valikoi parhaiten sopivat. Testaa valitsemiasi työkaluja etukäteen.
  • Suosi poikkeuslainsäädännön mahdollistamaa ennakkoilmoittautumista (*. Tämä helpottaa paitsi etäosallistujien henkilöllisyyden ja äänioikeuden varmistamista kokouksessa, myös sihteerin työtä.
  • Pyydä ilmoittautumisen yhteydessä mahdollista äänestystä varten tarvittavat tiedot, sekä kysy osallistuuko ilmoittautuja kokoukseen etänä vai paikan päällä. Näin on helppo myös valmistella äänestystä etukäteen ja huolehtia kaikille ajoissa ohjeet.
  • Kokouskutsua lähetettäessä huomioi, että poikkeuslain mukaisessa ennakkoilmoittautumisessa kutsuaika lasketaan viimeisestä ilmoittautumispäivästä. Ilmoittautumisaikaa pitää olla vähintään 7 päivää, enintään 14 päivää. Ennakkoilmoittautuminen voi päättyä aikaisintaan 7 päivää ennen kokousta.
  • Laitteistovaatimukset on hyvä kertoa etukäteen.
  • Mikäli mahdollista, toimita kokouksen asiakirjat etukäteen osallistujille, huomioiden tietoturvallisuus ja luottamuksellisuus.
  • Tekniikan pettämiseen on syytä varautua ja miettiä varavaihtoehdot valmiiksi.

Etäkokouksessa:

  • Läsnäolijoiden henkilöllisyyden ja äänioikeuden voi varmistaa esim. pyytämällä jokaista osallistujaa esittäytymään kamera päällä.
  • Linkki mahdolliseen äänestykseen toimitetaan vain äänioikeutettujen jäsenten ennakkoon ilmoittamiin sähköpostiosoitteisiin tai puhelinnumeroihin.
  • Äänestys suljetaan pääkäyttäjän toimesta heti äänestyksen päätyttyä, jolloin ääniä ei enää voi vahingossakaan antaa.
  • Hyviä esimerkkejä ja työkaluja etä-äänestyksen toteuttamiseen löytyy esimerkiksi Osanan sivuilta: https://osana.fi/aanestaminen-etakokouksessa/.

 

Kaipaatko neuvoja ja apua yhdistyksesi etäkokouksen järjestämiseen? Ota yhteyttä KYT-järjestöpalveluiden asiantuntijoihin. Ohjauksemme ja neuvontamme on maksutonta. Olemme sinunkin yhdistystäsi varten!

 

(* 677/2020 Laki väliaikaisesta poikkeamisesta osakeyhtiölaista, osuuskuntalaista, yhdistyslaista ja eräistä muista yhteisölaeista covid-19-epidemian leviämisen rajoittamiseksi, https://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/2020/20200677#Pidp445373744).