Kevätkokous tulossa etänä? Yhdistyksen etäkokousten järjestämisessä huolellinen, ajoissa aloitettu suunnittelu ja etukäteisvalmistelu takaavat onnistuneen lopputuloksen. Kesäkuulle 2021 saakka voimassa oleva poikkeuslainsäädäntö (* mahdollistaa etäkokoukset, vaikka yhdistyksen omissa säännöissä niistä ei olisikaan mainintaa.
Kokosimme KYT-järjestöpalveluissa keskeiset huomiot yhdistyksen etäkokouksen hyvään valmisteluun ja toteutukseen.
Etäkokouksen valmistelut:
- Yhdistyksen kokoukselle on oltava aina fyysinen paikka ja se on ilmoitettava kutsussa (YhdL 24 §). Mieti ennakkoon, kuinka toteutat kokouksen, jos osa osallistujista on paikan päällä, osa etänä.
- Tutustu etäkokousalustoihin ja äänestystyökaluihin, ja valikoi parhaiten sopivat. Testaa valitsemiasi työkaluja etukäteen.
- Suosi poikkeuslainsäädännön mahdollistamaa ennakkoilmoittautumista (*. Tämä helpottaa paitsi etäosallistujien henkilöllisyyden ja äänioikeuden varmistamista kokouksessa, myös sihteerin työtä.
- Pyydä ilmoittautumisen yhteydessä mahdollista äänestystä varten tarvittavat tiedot, sekä kysy osallistuuko ilmoittautuja kokoukseen etänä vai paikan päällä. Näin on helppo myös valmistella äänestystä etukäteen ja huolehtia kaikille ajoissa ohjeet.
- Kokouskutsua lähetettäessä huomioi, että poikkeuslain mukaisessa ennakkoilmoittautumisessa kutsuaika lasketaan viimeisestä ilmoittautumispäivästä. Ilmoittautumisaikaa pitää olla vähintään 7 päivää, enintään 14 päivää. Ennakkoilmoittautuminen voi päättyä aikaisintaan 7 päivää ennen kokousta.
- Laitteistovaatimukset on hyvä kertoa etukäteen.
- Mikäli mahdollista, toimita kokouksen asiakirjat etukäteen osallistujille, huomioiden tietoturvallisuus ja luottamuksellisuus.
- Tekniikan pettämiseen on syytä varautua ja miettiä varavaihtoehdot valmiiksi.
Etäkokouksessa:
- Läsnäolijoiden henkilöllisyyden ja äänioikeuden voi varmistaa esim. pyytämällä jokaista osallistujaa esittäytymään kamera päällä.
- Linkki mahdolliseen äänestykseen toimitetaan vain äänioikeutettujen jäsenten ennakkoon ilmoittamiin sähköpostiosoitteisiin tai puhelinnumeroihin.
- Äänestys suljetaan pääkäyttäjän toimesta heti äänestyksen päätyttyä, jolloin ääniä ei enää voi vahingossakaan antaa.
- Hyviä esimerkkejä ja työkaluja etä-äänestyksen toteuttamiseen löytyy esimerkiksi Osanan sivuilta: https://osana.fi/aanestaminen-etakokouksessa/.
Kaipaatko neuvoja ja apua yhdistyksesi etäkokouksen järjestämiseen? Ota yhteyttä KYT-järjestöpalveluiden asiantuntijoihin. Ohjauksemme ja neuvontamme on maksutonta. Olemme sinunkin yhdistystäsi varten!
(* 677/2020 Laki väliaikaisesta poikkeamisesta osakeyhtiölaista, osuuskuntalaista, yhdistyslaista ja eräistä muista yhteisölaeista covid-19-epidemian leviämisen rajoittamiseksi, https://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/2020/20200677#Pidp445373744).